シフト作成操作ガイド（管理者向け）

このガイドは、店長・オーナーなど管理権限を持つユーザー向けです。シフト作成画面では、スタッフの希望、ポジション、必要人数、勤務時間帯、公開状態を確認しながらシフト表を作成できます。

1. 1

   「店舗」から対象店舗を開く

2. 2

   「シフト管理」または「シフト期間」を開く

3. 3

   対象のシフト期間を選択する

4. 4

   「シフト作成」または「スケジュール作成」を開く

PC版のシフト作成画面は、上部の概要、中央のシフト表グリッド、右側または下部の補助情報、下部の手動入力フォームで構成されています。作成中は、どの日に誰を配置しているか、どの希望が未反映か、どのポジションが不足しているかを同時に確認できます。

1. 1

   概要カード: 充足率、不足数、未配置希望、総労働時間などを確認します。

2. 2

   シフト表グリッド: 日付とスタッフを交差させた表で、配置済みシフトや希望を確認します。

3. 3

   不足・要確認ダッシュボード: 必要人数不足、NG日に配置、ポジション未設定などを確認します。

4. 4

   スタッフ別労働時間: 作成中シフトのスタッフごとの期間内合計を確認します。

5. 5

   手動入力フォーム: スタッフ、日付、時間、ポジション、休憩、備考を指定してシフトを追加します。

シフト作成画面の不足判定や要確認表示は、店舗設定のポジション・勤務時間帯・曜日別必要人数をもとに表示されます。作成前に設定しておくと、ただ人数を並べるだけでなく、役割ごとの不足を見ながら作成できます。

1. 1

   ポジションを登録する

   ホール、キッチン、受付など、シフト表で判断したい役割を登録します。

2. 2

   スタッフごとの対応ポジションを設定する

   スタッフ管理画面で、各スタッフが対応できるポジションを設定します。

3. 3

   勤務時間帯を登録する

   早番、遅番などの定型時間と省略名を設定します。

4. 4

   曜日別必要人数を設定する

   曜日、時間帯、ポジションごとに必要人数を設定します。

スタッフが提出した希望は、シフト表グリッドの各セルや希望確認エリアに表示されます。勤務可能、優先希望、休み希望、時間指定あり、終日希望などを確認しながら配置できます。

1. 1

   希望があるセルには、勤務可能・優先希望・NGなどの表示が出ます。

2. 2

   時間指定がある希望は、その時間をもとに即作成できます。

3. 3

   終日希望は、終日扱いの勤務候補として確認できます。

4. 4

   未配置希望は、一括操作や希望確認エリアで確認できます。

希望が表示されているセルでは、希望内容をもとに下書きシフトをすぐ作成できます。時間指定がある希望はその時間、終日希望は終日扱いの時間で作成されます。

1. 1

   希望が表示されているセルの「即作成」または希望ボタンを押す

2. 2

   確認モーダルでスタッフ、日付、時間を確認する

3. 3

   必要に応じて、次回からショートカット作成を既定にする

4. 4

   作成すると、対象セルに下書きシフトとして反映される

PC版では、スタッフ行をドラッグして日付セルへ配置できます。スタッフを日付に置く感覚で作成できるため、大きい画面での作業に向いています。

1. 1

   スタッフ行の左側をドラッグする

2. 2

   配置したい日付セルにドロップする

3. 3

   表示された入力内容を確認し、時間・ポジション・休憩を設定する

4. 4

   保存すると下書きシフトとしてグリッドに反映される

希望が出ていないスタッフや、希望とは異なる時間で配置したい場合は、手動入力フォームを使います。フォームでは、スタッフ、日付、時間、ポジション、勤務時間帯テンプレート、休憩、備考を指定できます。

1. 1

   画面下部の「シフトを追加」フォームへ移動する

2. 2

   対象スタッフを選択する

3. 3

   勤務日を選択する

4. 4

   勤務時間帯テンプレート、または開始・終了時刻を入力する

5. 5

   必要に応じてポジション、休憩、備考を入力する

6. 6

   保存して下書きシフトを作成する

希望自動反映は、提出済みの勤務可能・優先希望をもとに、まず下書きシフトへまとめて反映する機能です。AIが勝手に最適化する機能ではなく、提出された希望を初期配置として流し込み、管理者がそこから調整するための機能です。

1. 1

   「希望自動反映」ボタンを押す

2. 2

   作成候補数、スキップ理由、ポジション自動設定数を確認する

3. 3

   確認後に実行する

4. 4

   作成された下書きシフトをグリッドと不足ダッシュボードで確認する

不足・要確認ダッシュボードでは、曜日別必要人数と作成中シフトを比較して、足りない日や確認が必要な日を表示します。ポジション未設定、対応外ポジション、NG日に配置なども要確認として扱います。

1. 1

   上部の小さいカレンダーで、日別の状態を確認する

2. 2

   ○ は問題なし、× は不足あり、△ は要確認を示します

3. 3

   Need checkを開くと、日付別の内容を一覧で確認できます

4. 4

   日付をクリックすると、その日の詳細モーダルが開きます

5. 5

   設定を見直す場合は「ポジション・人員設定」から店舗設定へ移動します

スタッフ別労働時間では、作成中シフトの期間内合計時間と配置件数を確認できます。特定スタッフに偏っていないか、勤務時間が多すぎないかを確認するために使います。

1. 1

   スタッフ別労働時間の一覧を見る

2. 2

   勤務時間が多いスタッフ、少ないスタッフを確認する

3. 3

   必要に応じてグリッドや日別モーダルからシフトを調整する

一括操作では、期間全体を対象にした出力や下書き操作をまとめて実行できます。重要操作は確認モーダルを挟むため、誤操作を防ぎやすくなっています。

1. 1

   CSVをダウンロードする

   シフト期間全体のCSVを出力します。

2. 2

   シフト表プレビューを開く

   印刷やPNG保存前の見え方を確認します。

3. 3

   希望シフトを一括割当する

   勤務可能・優先希望を下書きに変換します。

4. 4

   下書きシフトを一括リセットする

   下書きのみ取消状態にします。確定済みシフトは残ります。

シフト表プレビューでは、スタッフ別・日付別の一覧を確認できます。CSV出力と印刷用表示、PNG保存に対応しているため、必要に応じて店舗内共有や印刷に利用できます。

1. 1

   「シフト表プレビュー」を開く

2. 2

   期間、スタッフ、日付、勤務時間の表示を確認する

3. 3

   CSVが必要な場合はCSV出力を使う

4. 4

   画像共有が必要な場合はPNG保存を使う

下書きシフトの確認が終わったら、シフトを公開します。公開するとスタッフ側のシフト確認画面に反映され、対象スタッフに通知が作成されます。

1. 1

   不足・要確認ダッシュボードで大きな問題がないか確認する

2. 2

   シフト表プレビューで全体を確認する

3. 3

   「シフトを公開する」を押す

4. 4

   確認モーダルの内容を確認して公開する

公開後のシフトも編集できます。変更や取消を行うと、変更履歴に記録されます。スタッフ側の表示にも反映されます。スタッフから修正希望が提出された場合も、自動反映ではなく管理者が内容を確認してから手動で編集します。

1. 1

   対象セルをクリックして編集モーダルを開く

2. 2

   勤務時間、ポジション、休憩、備考を修正する

3. 3

   取消が必要な場合は取消操作を行う

4. 4

   修正希望がある場合は、希望内容を確認してから必要な変更だけを反映する

5. 5

   反映後は、修正希望を確認済みまたは反映済みに更新する

6. 6

   変更履歴で操作内容を確認する

スマートフォン版では、PC版と同じ情報を小さい画面に合わせて表示します。全期間カレンダー、週切替、日付セル、日別モーダルを使って確認・軽微な修正ができます。

1. 1

   全期間カレンダーで○△×を確認する

2. 2

   週切替で表示する7日間を切り替える

3. 3

   セルをタップして日別モーダルを開く

4. 4

   必要に応じて希望から即作成、手動追加、既存シフト編集を行う

5. 5

   大人数・初回作成・細かい調整はPCで行う

1. 1

   シフトが作成できない

   同じスタッフの時間帯が重複している可能性があります。既存シフトの時間を確認してください。

2. 2

   不足が消えない

   必要人数テンプレートと配置済みシフトのポジション・時間帯が合っているか確認してください。

3. 3

   要確認が出る

   ポジション未設定、対応外ポジション、NG日に配置などが原因です。日別詳細で内容を確認してください。

4. 4

   希望自動反映で一部スキップされる

   休み希望、既に配置済み、時間未定、重複時間などは自動反映から除外されます。

5. 5

   スタッフ側に表示されない

   シフトが公開済みか確認してください。下書き状態ではスタッフ側に確定シフトとして表示されません。